怎么做IT预算 管理必读

公司和IT部门所面临最艰巨的挑战之一就是IT预算的管理问题。一些公司一直在努力避免迷失于IT投资快速增长的状态之中,但它们却很难看到不断增长的IT开销能够带来明显的商业价值。IT费用的超预算或预算过高已引起CEO/CFO的极大不满,更为雪上加霜的是,各业务部门还认为没有得到IT部门高质量的支持,因此,编制一份获得确认的IT预算是解决这一问题的有效途径。

对于CIO来说,如何编制年度预算是个大难题。CEO认为IT部门是个成本中心,当然对预算一审再审,每一块都要花在刀刃上。而CIO认为,IT建设事关企业下一步的发展计划,重之又重,当然不能因小失大。编制预算,是每一个CIO职业生涯中的一个重要方面。对CIO而言,善用预算工具,其所起到的作用并不亚于制定一份中长期IT总体规划。在每年一次的IT预算中,CIO需要明确界定各IT项目、制定出各项目详细的资金预算、实施计划,使企业高层能够清楚地掌握信息化建设应投人的费用及资金时间表。它不仅是保证IT项目成功实施的基础,也为CIO进行投资回报率分析提供了一份很好的财务数据支持。

IT预算的内容

一般而言,IT预算应该包括两方面的内容:资本支出和日常费用。

1 资本支出

资本支出所创造的是资产,是供以后若干年消费的,也就是企业计划上线新的应用软件及基础设施升级的费用,如投资一个ERP系统的支出。日常费用指的是运行原有信息化系统需要的日常基础费用,如雇员的工资、电费等。

对于信息化实施较为成熟的企业来说,大部分IT预算用于日常维护,经常占到了总额的80~90%。相对比较少的一部分资金用于新的投资或者初始化投资。对于目前大部分信息化基础较弱中小企业,其中IT预算有很大一部分是用于新系统上线和人员的培训。另外,很多大型企业正面临提升供应链管理水平或商业智能,例如实施SCM和CRM系统或BI,以大大提高他们供应链反应能力或改变客户体验等,而上线这些系统需要建立大型的数据库和存储设备等,因此,上线新系统可能在某时间段内的投入也会非常大。

资本支出是一个CIO用以推动某种变革的最重要的工具,人们评价一个CIO的能力,往往是通过考察他对资本性支出估计的准确性。资本支出通过包括硬件和软件(还包括许可证)。这些软件和硬件是实施系统不可少的,同样还包括各种相关专家的服务费用,如咨询费等。对于企业来说,典型的资本性支出项目一般包括以下项目:企业核心系统(ERP、CRM、PDM、BI等)、电子商务(B2B、B2C、合作伙伴网站等)、网络(IP语音、无线接入等)。对于资本支出需要重点考察它的优先级别,可以分为绝对必要、重要、需要、推荐等级别,并结合企业发展战略综合考虑。

资本性支出的主要项目包括:

硬件成本:指的是企业在IT系统的硬件支撑设备上的花费,包括中央处理单元、局域网设备、存储设备、系统外设、广域网络设备、个人计算机、便携机及内部服务器等。

软件成本:是指企业在软件方面的投入,主要包括操作系统、工作流工具、应用系统、数据库、员工个人管理工具、系统监控工具及分析软件包、许可证费用等。

服务费用:聘请各种相关专家的服务费用,包括专家咨询费等。

2 日常费用

IT预算中的日常运作费用一般被认为是最经典的预算内容,预算中的费用主要包括:

人员成本:主要指企业对与IT系统相关的人力成本的投入,主要包括员工薪水、交通费用、日常开销、员工加班费用、培训费用及员工差旅费用。

硬件维护:主要指硬件的折旧费、维护费、修理费和硬件租用费。

软件维护:包括软件的维护费(客户支持、更新升级)、软件租用费和其他费用。

服务成本:主要包括由线路租赁、安全服务、系统灾难恢复、信息系统外包服务及人力资源服务等产生的成本。

系统迁移费用:企业内部系统迁移所需要的费用。

IT预算编制的基本模式

常用的编制IT预算方法主要有自上而下的方法和自下而上的方法。无论采用哪种方法,在编制预算前,CIO需要确定具体的IT技术、系统、活动、流程和人员,这些是预算的重要组成部分。另外,IT预算一定要涉及所有相关部门,并保证各费用项目与IT预算负责人的关联准确。

自上而下编制预算需要回答以下四个问题:

  • 有多少钱用于IT服务?
  • 此预算下必须提供哪些IT服务?
  • 在该预算下对必需服务内容能提供什么水平的服务?
  • 谁来提供这些服务,是IT部门、业务部门,还是合作方?

自下而上需要回答以下五个问题:

  • 要提供哪些服务?
  • 目前提供了哪些服务?
  • 服务标准应提高吗?
  • 要增加哪些服务?
  • 现有的服务和服务标准是必须的吗?

IT预算一般按一定比例根据企业收入增加或缩减,但不同的商业环境、特定行业的要求以及各企业商业目标的不同也会对IT预算的水平产生影响。根据经验,制定了先进IT规划的企业一般将它们的收入的4%到5%花费在IT上。

IT预算编制的基本模式包括以下元素:

新预算=基准预算+ 以前投资的影响+ 无法控制的增加项目+ 新投资- 节省成本 +/- 扩展或缩减的目标

  • 基准预算是指上一年的预算。
  • 以前投资的影响主要是指以前资本性投资的折旧。
  • 无法控制的增加项目包括项目如必要的维护,或无法控制的软件许可证费用的增加,或者由于规定、法律、安全要求引起的变化,还包括由于技术短缺引起的员工工资的增加。
  • 新投资主要包括新投资项目的启动成本和资本资产的第一年折旧。
  • 节省成本是IT部门涉及的所有成本降低的总和。IT部门可以采取多种可能的方法来降低成本,如重新协商或选择供应商、实现IT部门的自动化、重建业务流程、实施IT资源的收费、充分利用地区成本差异和充分利用颠覆性技术。
  • 企业CEO或CFO提出的年度预算扩展或缩减目标。

从IT预算编制的基本模式可以看出,CIO可以通过影响CEO或CFO的决定,并通过演示IT投资的商业价值的增加和累计的跟踪数据,要求提高年度预算目标值。该模式中的两个变量从CIO角度来看是可以控制的,那就是计划的新投资和节省的投资。因此,对于CIO来说,通过成本的节省可以用同样的预算完成不同的事情,当然如何进行软件、硬件、安全、咨询、维护和培训等不同项目的预算配比,需要依不同企业而异。

对CIO而言,做IT预算的原则或核心挑战在于如何有效制定IT年度计划。IT年度计划是IT预算的基础,而业务需求则是IT年度计划的根本所在。IT预算一般要在业务部门都报完预算后做出,因为这样才能很明确地知道哪些业务需要IT技术的支撑。

IT预算编制的一般过程

根据前面对IT预算内容和模式的分析,我们把IT预算编制的一般过程归纳为以下几个步骤:

1 研究、访谈、计算

在预算过程中,对历史的预算情况进行研究,计算预算的实际执行情况和投资回报率。在制定预算之前,CIO要与业务部门有效沟通,了解业务部门需要重点解决的问题,从而正确制定出满足企业业务、管理发展需要的IT预算。

2 确定资本性支出

根据企业发展战略和IT发展战略,确定新一年度的新的投资项目,并确定各个项目的优先级别,并及时与业务部门和企业高层进行沟通,针对每项投资设定相应的目标。做预算时,需要权衡哪些项目该写人预算列表,哪些项目要推迟到下一年去做。权衡的原则是这个IT项目是否符合企业的发展方向。另外,能否支撑企业的核心业务,最后则要衡量其是否能企业最突出的问题。

3 确定日常费用

从人员、硬件、软件、服务等方面确定当年的日常费用。将费用与前1到2年的费用情况进行对比,并作适当的调整。

4 将资本性支出和日常支出进行合并

在新的年度预算中考虑新投资项目对预算的影响,计算IT总预算,并计算IT占企业收入比例等。

5 编制最后的材料

编制完成年度IT预算后,做完了再征求一下其他部门的意见,以形成最终的预算结果。最后,CIO还需要用能听懂的语言与CEO或CFO进行沟通,良好的语言表达能力、整齐干净的报表、漂亮的PPT,是帮助他们理解预算的捷径,甚至是直接关系到预算是否通过的重要因素。利用临门一脚的发挥,预算报表得到CEO的理解,CEO就有了站在企业管理高度审视预算并提出合理化建议的机会。这对于CIO来说,也是一个提升。

对于一个CIO来说,制定IT预算还必须考虑到风险控制问题,通过预算中一部分资金来来应付意外情况是十分有必要的,能够帮助解决由于个人考虑不周或者需求变更时出现的问题。在建立合理的信息化管理体制、模式和组织体系,健全和规范信息化管理的机制与程序基础上,通过合理进行IT规划、严格IT预算控制体系、集中管理、标准化和强化项目管理可以有效地控制IT预算的执行。

IT预算管理和效率成本的降低,不仅对企业保持运营是必要的,而且也是CIO有能力投资开发未来IT商业价值的基础。合理的IT预算,不仅能为企业获取经济上的效益,还能帮助企业尽量压缩和控制IT的成本。CIO在掌握IT预算的内容与编制方法的基础之上,根据企业发展战略与企业的现实情况,通过编制合理的IT预算,不仅能够从战略上体现IT的商业价值,而且能够按照预期对IT项目进行有效地管理,实现IT预算的真正价值。

其他:

IT项目成本预算主要包括以下表格:
项目成本预算汇总表;
项目成本预算_人工成本明细表;
项目成本预算_采购成本明细表;
项目成本预算_开发成本明细表;
项目成本预算_验收培训成本明细表;
项目成本预算_维护成本明细表

IT预算明细表涉及:

运维服务、硬件采购、软件开发、项目预算

集团公司IT预算涉及面:

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